Stimuleer kennisadoptie binnen jouw organisatie

Hoe kun je als organisatie succesvol technologische veranderingen doorvoeren, rekening houdend met de mensen die ermee moeten werken? Fays El Fassi, accountmanager bij Vijfhart, heeft hier veel ervaring mee en vertelt er meer over.

Laat ik maar meteen met de deur in huis vallen, succesvolle technologische veranderingen beginnen altijd met een doordachte aanpak. Bij Vijfhart weten we dat kennisadoptie veel verder gaat dan alleen het organiseren van een cursus.
Het is belangrijk om je medewerkers op tijd te betrekken, enthousiasmeren en op de juiste momenten ondersteunen. Zo zorgen we dat iedereen de nieuwe technologie soepel in gebruik neemt.

Waarom is kennisadoptie zo belangrijk?
Technologie verandert razendsnel. Maar het invoeren van een nieuwe tool of een nieuw systeem invoeren betekent niet dat medewerkers er ook mee gaan werken. Verandering roept vaak weerstand op, zeker als mensen het gevoel hebben dat ze overvallen worden. Dat leidt tot frustratie, veel extra vragen bij de servicedesk en een trage acceptatie van de nieuwe technologie.

Met een slimme adoptiestrategie voorkom je dit. Door medewerkers stap voor stap mee te nemen, ontstaat er minder weerstand, worden systemen sneller omarmd en haal je sneller rendement uit je investering.

Laat ik een praktijkvoorbeeld geven: stel, jouw organisatie stapt over naar een nieuw digitaal systeem. Als medewerkers pas op de dag van de livegang horen dat alles anders werkt, levert dat stress en chaos op. Maar als je ze al weken van tevoren meeneemt in wat er verandert, waarom dat handig is én ze laat oefenen met het systeem, dan gaan ze met vertrouwen aan de slag.

Waarom vinden mensen veranderen zo moeilijk?
Veranderen is iets waar veel mensen van nature moeite mee hebben. Dat geldt thuis, maar zeker ook op de werkvloer. Dat heeft alles te maken met de manier waarop ons brein werkt. Mensen zijn gewoontedieren. Bekende situaties kosten minder energie, omdat het brein ze op de automatische piloot kan afhandelen. Zodra er iets verandert, vraagt dat bewuste aandacht, en dat voelt vaak ongemakkelijk of zelfs bedreigend.

Daar komt bij dat verandering onzekerheid met zich meebrengt. Als medewerkers niet precies weten wat een verandering betekent voor hun werk, gaan ze daar zelf invulling aan geven. En die invulling is vaak negatiever dan nodig. Ook het gevoel van controle speelt een rol: een verandering die ‘van bovenaf’ wordt opgelegd, kan voelen alsof medewerkers geen invloed hebben op hun eigen werkproces. Dat leidt tot frustratie of passief gedrag.

Bovendien spelen eerdere ervaringen mee. Als een eerdere verandering chaotisch of zonder goede begeleiding verliep, verwachten medewerkers dat het deze keer weer zo zal gaan. Veranderen kost ook tijd en energie. Werknemers moeten iets nieuws leren, naast hun gewone werk. Als die ruimte er niet is, voelt de verandering als een extra last. Tot slot speelt de omgeving een belangrijke rol. Hoe collega’s praten over de verandering, heeft grote invloed op hoe iemand er zelf naar kijkt. Is de sfeer in het team negatief, dan is de kans groot dat die houding zich snel verspreidt.

Door te begrijpen waarom veranderen zo lastig is, kun je in de adoptiestrategie beter inspelen op wat mensen nodig hebben. Door medewerkers tijdig te betrekken, hun vragen serieus te nemen, positieve ervaringen te creëren en successen te vieren, maak je van verandering een gezamenlijke uitdaging, in plaats van een opgelegde last.

Hoe pak je een adoptie slim aan?
Hoe eerder je medewerkers betrekt bij de verandering, hoe groter de kans op succes. Bij Vijfhart helpen we organisaties met bewezen adoptiestrategieën, zoals:

• Vroegtijdige communicatie
  Vertel jouw medewerkers al vroeg wat er verandert en waarom dat goed nieuws is. Zo voorkom je verrassingen en creëer je draagvlak.
  Voorbeeld: bij de overstap naar Microsoft Teams kregen medewerkers bij een van onze klanten al drie maanden van tevoren een korte nieuwsbrief met handige tips, een introductievideo en uitleg over de voordelen.
• Enthousiasmering
  Maak medewerkers enthousiast met interactieve sessies waarin ze de nieuwe technologie zelf kunnen uitproberen.
  Voorbeeld: voor een zorgorganisatie organiseerden we een inspiratiesessie waarbij medewerkers speels kennismaakten met hun nieuwe digitale werkomgeving. Ze mochten in teams opdrachten uitvoeren in het nieuwe systeem. Dat werkte aanstekelijk!
• Gerichte begeleiding
  Zet key users en floorwalkers (dit zijn medewerkers die fysiek of digitaal aanwezig zijn) in, die jouw collega’s op de werkvloer ondersteunen. Voorbeeld: tijdens de livegang van een nieuw HR-portaal stonden onze floorwalkers paraat om direct vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Dat gaf veel rust.
• Slimme leerpaden
  Combineer klassikale cursussen met e-learning en korte praktische oefeningen, afgestemd op wat medewerkers nodig hebben.

Onze oplossingen voor effectieve kennisadoptie
Bij Vijfhart hebben we een breed aanbod aan adoptie-oplossingen, afgestemd op verschillende leerstijlen en organisaties:

• Floorwalking: directe hulp op de werkvloer bij vragen.
• Enthousiasmeringssessies: korte, energieke introducties van nieuwe tools.
• Key users opleiden: interne ambassadeurs die hun collega’s ondersteunen.
• Q&A-sessies: online sessies waarin medewerkers al hun vragen kunnen stellen.
• Assessments: breng het kennisniveau vooraf in kaart en maak een passend leerplan.
• Learning snacks: korte opdrachten voor en na de training om kennis fris te houden.
• Eindgebruikers trainen: doelgerichte trainingen voor precies de kennis die nodig is.
• Gratis webinar: een laagdrempelige kennismaking met het belang van kennisadoptie en praktische tips voor een succesvolle aanpak.

Iedereen leert op zijn eigen manier, elke medewerker is anders. Daarom bieden we verschillende lesvormen:

• Klassikaal (fysiek, online of hybride): leren in een groep, volop interactie met een docent.
• Active Learning (fysiek, online of hybride): klassikale zelfstudie, flexibel op basis van behoefte, docent op afroep.
• E-learning (online): zelfstudie zonder docent.

Of je nu kiest voor een complete adoptiestrategie of alleen ondersteuning bij een specifiek onderdeel: bij Vijfhart helpen we je graag om van technologische verandering een succes te maken.

Vijfhart, dat klopt voor jou!