Goede business analyse maakt het verschil in jouw organisatie

Iedere organisatie wil slimmer, efficiënter en klantgerichter werken. Maar in de praktijk verzanden veel projecten in vage doelstellingen, technische oplossingen zonder duidelijk nut of eindproducten die niemand écht nodig had. Wat ontbreekt? Een goede business analyse. Onze docent Philippe van der Stighelen vertelt er meer over.

Ik zie vaak dat is er te weinig ondersteuning vanuit het management is om goede governance toe te passen. Vooral op gebied van uniform gebruik van dezelfde aanpak en dezelfde tools door alle teamleden. Om dit te illustreren geef ik je graag een voorbeeld uit de praktijk met als titel: De ‘feature’ die niemand gebruikte.

Bij een overheidsafdeling werd een project opgestart om een bestelproces voor benodigdheden (printer inkt ed.) te vernieuwen. De IT-afdeling ontwikkelde een “bestel opnieuw” functie via een handige knop op de bestelpagina. De lancering werd met veel tromgeroffel aangekondigd, maar de knop werd nagenoeg nooit gebruikt. Na grondige evaluatie kwam naar boven dat klanten het bestelproces helemaal niet moeilijk vonden, echter misten ze wel een mogelijkheid om een levermoment te kiezen voor de benodigdheden. Dit was nooit in kaart gebracht omdat er niet werd gestart met een grondige business analyse, en te veel aannames werden gemaakt.

Het woord is gevallen: aannames. Te vaak gaat men er van uit dat men de klant vereisten goed heeft begrepen, echter laat men na om aannames met de klant te valideren. In onze cursus gaan we diep in op het belang van regelmatige controle (iteratief) van vereisten om te zorgen dat je echt wel waarde kan bieden d.m.v. de elementen die onder ontwikkeling zijn. Een professionele business analist zorgt ervoor dat ideeën scherp worden geformuleerd, behoeften worden gevalideerd en oplossingen waarde opleveren.

Hoe ziet een dag in het leven van een business analist eruit?

Business analyse is veelzijdig werk. Het zit op het snijvlak van mens, proces en technologie. Soms ben je een detective, soms een vertaler, en soms een kritische vriend. Maar altijd werk je toe naar hetzelfde doel: waarde creëren door de juiste problemen op te lossen.

Vraag je iemand wat een business analist doet, dan hoor je vaak vage antwoorden als: “die vertaalt de business naar IT” of “die stelt vereisten op.” Maar dit zegt eigenlijk weinig over wat er écht gebeurt op een werkdag. Daarom gebruik ik in mijn cursus een gemiddelde werkdag, en die ziet er als volgt uit.

Business analisten kunnen naar de dagelijkse stand-up meeting (luisteren, niet deelnemen) van het ontwikkelteam, om een idee te krijgen van de evolutie van het werk en eventuele knelpunten. Vervolgens kunnen Interviews met stakeholders worden gepland om te achterhalen wat de kern is van hun probleem. In de cursus behandelen we daarom vaak gebruikte interviewtechnieken die je als analist kan toepassen.

We gaan ook in op het modelleren van processen, een andere taak van de business analist. Op basis van je interviews werk je een AS-IS proces uit in BPMN dmv tools zoals bpmn.io of EA Sparx.Via een peer review, een kort overleg met een collega-analist kan je elkaars procesmodellen bespreken. Goed sparren voorkomt tunnelvisie.

Deelname aan een verfijning (refinement) sessie behoort zeker ook tot de taken van een analist. Samen met het team bespreek je nieuwe user stories. Je licht de context toe, de acceptatiecriteria, en de businesswaarde. Je bewaakt of de vraag klopt met de behoefte van de gebruiker. In de cursus behandelen we verschillende technieken die hier van toepassing zijn zoals  INVEST-criteria (voor goede user stories) en MoSCoW (prioritering).

Je werkt je backlog bij, noteert beslissingen en bereidt een presentatie voor de stuurgroep voor. Soms maak je een impactanalyse of een korte business case. Het mag duidelijk zijn dat de taak van business analist gevarieerd en uitdagend is, elke dag is best wel uniek en afwisselend.

Checklist: is business analyse iets voor jou?

• Wordt er te snel in oplossingen gedacht?
  Teams schieten vaak in “hoe lossen we dit op?” zonder eerst goed te begrijpen wat het probleem precies is.
• Worden wensen en behoeften door elkaar gehaald?
  Stakeholders roepen om features, maar achter die wensen zit vaak een diepere behoefte. Die wordt zelden expliciet gemaakt.
• Ontbreekt er duidelijke documentatie?
  Zonder duidelijke vereisten, acceptatiecriteria of procesmodellen ontstaan er misverstanden tussen business en IT.
• Wordt er te weinig gevalideerd met eindgebruikers?
  Men denkt te weten wat de gebruiker wil, maar toetsen bij echte gebruikers gebeurt vaak te laat, of helemaal niet.

Herkenbaar? Bij Vijfhart leer je met praktische oefeningen, ervaren docenten en voorbeelden uit de praktijk hoe je business analyse professioneel toepast, zodat jij het verschil maakt in jouw organisatie. Wil je jezelf verder ontwikkelen in Business Analyse? Schrijf je in.

Vijfhart, dat klopt voor jou!