Effectieve procesmodellering met BPMN

Procesmodellering vormt al decennialang een essentieel onderdeel van organisatie­ontwikkeling. Van stroomschema’s tot moderne modelleertalen: de behoefte om processen helder vast te leggen is onveranderd. Maar wat maakt BPMN zo geschikt als brug tussen business en IT? In dit blog deelt docent en procesconsultant Philippe van der Stighelen zijn visie op BPMN en laat hij zien hoe organisaties met de juiste focus op het ‘wat’ processen beter begrijpen en verbeteren.

Wat is BPMN?

BPMN staat voor Business Process Model and Notation. Het is een standaard om bedrijfsprocessen visueel vast te leggen, op een manier die zowel voor de business als voor IT begrijpelijk is. De kracht van BPMN zit in de balans tussen eenvoud en expressiviteit. Met een beperkt aantal symbolen kunnen processen op verschillende niveaus van detail worden beschreven, zonder dat de betekenis verloren gaat. Daardoor is BPMN geschikt voor analyse, communicatie, documentatie en implementatie.

Van bedrijfsproces naar BPMN-model

Procesmodellering is allesbehalve nieuw. Eind 19e eeuw werden de eerste Gantt-diagrammen ontwikkeld, gevolgd door de bekende stroomschema’s in de jaren twintig. Het vastleggen van processen in een visuele taal heeft zich sindsdien voortdurend doorontwikkeld. BPMN bouwt voort op die rijke geschiedenis, maar onderscheidt zich op een aantal wezenlijke punten van andere modelleertalen zoals EPC of UML-activiteiten­diagrammen.

Sinds 2004 is BPMN een open standaard en inmiddels breed ondersteund door vrijwel alle IT-vendors. Elk BPMN-diagram is gebaseerd op een gestandaardiseerd XML-schema, waardoor modellen eenvoudig uitwisselbaar zijn tussen tools. Sterker nog: diezelfde BPMN-XML kan ook worden gebruikt om processen daadwerkelijk te automatiseren en uit te voeren met gespecialiseerde software.

In mijn werk als procesconsultant bekijk ik regelmatig procesmodellen van verschillende organisaties. Vaak is de aanleiding verbetering: waar zitten knelpunten, inefficiënties of onduidelijkheden? Soms ligt de focus juist op compliance, bijvoorbeeld om te toetsen of processen wel volgens wet- en regelgeving of richtlijnen van toezichthouders verlopen. In beide gevallen is een helder, consistent BPMN-model van grote waarde.

BPMN als gemeenschappelijke taal tussen business en IT

Een van de belangrijkste doelen van BPMN is het bieden van een gemeenschappelijke taal voor business én IT. In de praktijk blijkt dat één enkel diagram zelden voldoende is. Een globaal BPMN-model kan uitstekend werken voor management en stakeholders, maar mist vaak de detaillering die nodig is voor ontwikkelaars, zoals foutafhandeling of uitzonderingsscenario’s. Het omgekeerde komt net zo vaak voor: een zeer technisch en gedetailleerd model dat voor de business nauwelijks te begrijpen is.

Tijdens de cursus BPM, BPMN en BPMS in de Praktijk besteden we daarom veel aandacht aan het werken met meerdere detailniveaus. Zo zorg je ervoor dat ieder zijn eigen perspectief krijgt, zonder dat je meerdere ‘waarheden’ creëert.

De vier niveaus van BPMN

In de praktijk werken we meestal met vier BPMN-niveaus:

• Level 0 – Contextdiagram
  Geeft een globaal overzicht van het proces en de belangrijkste interacties. Geschikt voor management en stakeholders.
• Level 1 – End-to-end proces
  Beschrijft het volledige proces in hoofdlijnen, zonder technische details. Dit niveau is ideaal voor business analisten en proceseigenaren.
• Level 2 – Gedetailleerd procesmodel
  Hier worden uitzonderingen, varianten en verantwoordelijkheden explicieter gemodelleerd. Dit niveau vormt de brug richting IT.
• Level 3 – Implementatieniveau
  Bevat alle details die nodig zijn voor automatisering, zoals foutafhandeling en technische events. Dit niveau is primair bedoeld voor ontwerp- en ontwikkelteams.

Per niveau gebruik je bewust alleen die BPMN-notatie die nodig is. Zo blijft het model leesbaar en bruikbaar voor de doelgroep waarvoor het bedoeld is.

Het ‘wat’ versus het ‘hoe’ in BPMN

BPMN onder de knie krijgen is onmogelijk zonder enige praktijkervaring, dus mag je tijdens de cursus oefeningen verwachten gebaseerd op uiteenlopende casestudies. We starten steeds met het globale overzicht (level 0) en werken vervolgens stap voor stap naar meer detail.

Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat we consequent in business-termen blijven denken. We beschrijven het wat van het proces, niet het hoe. Door nog geen keuzes te maken voor concrete technische oplossingen, blijven de analyse­documenten stabiel en toekomstvast. Technologie verandert, maar een goed beschreven bedrijfsproces blijft relevant.

De invulling van het hoe ligt bij het ontwikkelteam. Wanneer BPMN op deze manier wordt toegepast, ontstaan analysemodellen die niet alleen vandaag waardevol zijn, maar ook door toekomstige generaties business analisten nog steeds gebruikt kunnen worden.

BPMN 2.0: van model naar uitvoering

Met BPMN 2.0 is de standaard volwassen geworden. Naast de visuele notatie beschrijft BPMN 2.0 ook een formeel uitvoeringsmodel op basis van XML. Hierdoor kunnen BPMN-modellen direct worden ingezet in BPM- en workflow-engines.

Dat maakt BPMN 2.0 krachtig: hetzelfde model kan dienen als communicatiemiddel voor de business én als basis voor technische implementatie. Mits je de juiste detailniveaus gebruikt, vormt BPMN 2.0 een stevig fundament voor procesgedreven organisaties.

BPMN in de praktijk toepassen

Wil je BPMN niet alleen begrijpen, maar ook echt leren toepassen? In de cursus BPM, BPMN en BPMS in de Praktijk ga je samen met docent Philippe van der Stighelen aan de slag met praktijkcases en leer je processen modelleren op het juiste detailniveau.