9 tips om te starten met Microsoft Teams

Gaat jouw organisatie aan de slag met Microsoft Teams? Mooi! Dan ga je nog veiliger, eenvoudiger en effectiever samenwerken! Met Microsoft Teams kun je bijvoorbeeld makkelijk documenten delen en samen bewerken, maar ook chatten of vergaderen.

Om je alvast een stuk op weg te helpen, geven we je 9 tips.

1. Kies twee eigenaren per team
Elk Team heeft een eigenaar. Wij raden je aan om twee eigenaren per team aan te houden. Mocht één van de eigenaren bijvoorbeeld ziek zijn, dan is er altijd nog een ander met dezelfde Admin rechten. Zo houd je controle!

2. Creëer kanalen voor gerichte discussie
Zodra je het team hebt opgezet is het tijd om (kritisch!) na te denken over de kanalen. Deze kanalen moet je zien als specifieke onderwerpen of thema’s binnen jullie werkgebied. Zo weet iedereen precies waar hij of zij bepaalde informatie kan terugvinden, of waar hij of zijn bepaalde kennis kan delen. Let ondertussen wel op het aantal teams en het aantal kanalen; het is overzichtelijker en efficiënter om weinig teams te hebben met meer kanalen dan veel teams met maar 1 kanaal.

3. Names matter
Controleer, voordat je een nieuw team opzet, of er niet al een team bestaat met dezelfde naam. Dit zorgt voor verwarring en kan leiden tot misverstanden. Zonde! Daarnaast is het sowieso aan te raden om (ook hier weer) kritisch na te denken over de naam die je je team geeft. Via Office 365 Admin Centre kun je invloed uitoefenen op alle teamnamen door bijvoorbeeld bepaalde woorden te blokkeren.

4. Gebruik tabbladen
Werk nog effectiever door per kanaal je favoriete service en hulpprogramma’s toe te voegen. Dit kan met tabbladen. De tabbladen Gesprekken en Bestanden zijn standaard al actief maar je kunt onder andere ook een Sharepoint bibliotheek, PowerPoint, OneNote of een website toevoegen. Door zelf tabbladen in te stellen en toe te voegen, kun je het nog verder optimaliseren.

5. Ontvang e-mails in een kanaal
Elk kanaal heeft een e-mailadres, deze vind je in het menu van het betreffende kanaal. E-mails die naar dit adres worden gestuurd, worden gelijk getoond in het gesprek. Zo is iedereen direct op de hoogte!

6. Weet waar bestanden worden opgeslagen (namelijk op 2 locaties!)
Bestanden die je deelt binnen Microsoft Teams worden op 2 verschillende locaties opgeslagen, afhankelijk van waar je het deelt. Deel je bestanden in een kanaal? Dan worden deze bestanden automatisch opgeslagen op SharePoint Online. Deel je bestanden in de chat, een privégesprek of een groepsgesprek? Dan worden deze opgeslagen op je OneDrive. Vanuit Team kom je heel eenvoudig bij je teambestanden en je eigen bestanden. Klik linksboven op ‘Bestanden’ et voilà!

7. Gebruik connectors
Met connectors kun je snel inhoud en (status)updates versturen van services die je vaak gebruikt. Met connectors ontvangt je team updates van bijvoorbeeld Jira, Salesforce of Azure DevOps Services in hun chats. Zo is je team altijd snel op de hoogte. Om een connector toe te voegen klik je op ‘…’ naast de naam van je kanaal en kies je voor connectors.

8. Vergeet de chatfunctie niet!
Binnen Microsoft Teams wordt vooral veel gebruik gemaakt van de kanalen. Logisch, want hiermee communiceer je makkelijk en snel met je hele team. Als je liever met één collega wilt praten, gebruik dan de chat. Chatten kan ook met mensen van buiten je team. Binnen deze chat kun je natuurlijk ook met elkaar (video)bellen.

9. Maak een integratie met Learning Management Systems
Het is ook mogelijk om je Microsoft Teams te integreren met een Learning Management System (LMS). Zo beheer je alle leeractiviteiten en trainingen van jouw team op één platform. Je kunt trainingen voorstellen aan je collega’s, notitieblokken delen met andere studenten in je klas en je kunt gemakkelijk samenwerken.

Op 31 juli 2021 stopt Microsoft officieel met Skype For Business Online.  Deze service is dan niet langer toegankelijk. Microsoft Teams is hiervoor een mooie vervanging. Op 1 september 2019 zullen alle nieuwe Office 365 klanten rechtstreeks aan Microsoft Teams worden toegevoegd voor chatten, vergaderingen en bellen.

Dus wil jij ook alles uit Microsoft Teams halen en wil jij nog effectiever, makkelijk en leuker samenwerken? Volg dan één van onze Microsoft Office trainingen, zoals Office 365 voor key users en service desk of Introductie in Microsoft 365.

Onderwerpen
Actieve filters: Wis alle filters
Pageloader
PRIVACY VOORWAARDEN

Jouw persoonsgegevens worden opgenomen in onze beschermde database en worden niet aan derden verstrekt. Je stemt hiermee in dat wij jou van onze aanbiedingen op de hoogte houden. In al onze correspondentie zit een afmeldmogelijkheid